Version préliminaire et révisions par Samar Safi-Harb
Révisions supplémentaires par Erik Rosolowsky
Adopté par le conseil de direction de la CASCA le 11 mars 2022
Les comités de la CASCA https://casca.ca/?page_id=10684&lang=fr) travaillent avec le conseil de direction de la CASCA et lui rendent compte. Étant donné le nombre important et croissant de comités de la CASCA, ce document a été élaboré dans le but de (a) fournir des directives aux présidents de comités dans l’exercice de leurs fonctions et (b) établir des pratiques cohérentes parmi tous les comités (dans la mesure du possible).
Ce document sera un document de travail mis à jour par le conseil de direction selon les besoins.
Mandats et termes de référence
Le conseil de direction fixe les mandats (« ce que le comité fait ») et les termes de référence (TdR, « comment le comité doit accomplir son travail ») des comités. En tenant compte des éléments d’autonomie des comités du conseil de direction (tels que le calendrier des réunions préféré, la nomination du président et des autres membres) et de l’article 6.5.2 des statuts, les TdR des comités sont élaborés dans le cadre d’un processus de collaboration entre le conseil de direction et le comité concerné. L’approbation finale des TdR revient au conseil de direction.
Adhésion
Tous les membres des comités et les présidents de comité doivent être des membres en règle avec la CASCA et respecter la Déclaration d’éthique de la CASCA. Dans la mesure du possible, les comités de la CASCA devraient être diversifiés, avec une représentation claire et significative des groupes en quête d’équité au sein de la communauté astronomique, tels que la diversité raciale et de genre, une voix pour les peuples autochtones, ainsi que la représentation de différentes régions du Canada, de différents stades de carrière, domaines de recherche et la capacité de communiquer en anglais et en français.
- L’adhésion aux comités de la CASCA est normalement d’une durée de trois ans, commençant normalement immédiatement après l’ assemblée générale annuelle (AGA). Les prolongations sont à la discrétion du président du comité et du vice-président, mais le mandat d’un membre ne peut jamais dépasser deux mandats complets. Toute personne qui passe du statut de membre du comité à celui de président du comité devrait normalement le faire dans le cadre de son mandat de trois ans habituel.
- Il n’y a pas de taille standard pour les comités et le président du comité coordonnera avec le conseil de direction par l’intermédiaire du vice-président de la CASCA pour augmenter ou réduire la taille des comités afin de correspondre à leurs mandats. Bien qu’il soit apprécié qu’il soit souvent très bénéfique d’avoir un grand nombre de voix distinctes au sein d’un comité, en règle générale, les comités devraient être aussi petits que raisonnablement possible pour réduire la « fatigue de comité » des membres.
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Les participants aux comités appartiennent à l’une des catégories suivantes:
- Membre votant
- Membres principaux du comité nommés par le conseil de direction sur la base de volontaires parmi les membres. Les membres votants expriment leur vote lorsque cela est nécessaire pour les affaires du comité.
- Président
- Un membre votant proposé par le comité et responsable de l’organisation et de la communication des affaires du comité.
- Ex-officio
- Un membre du comité qui assiste aux réunions en tant que partie prenante en raison d’un autre poste qu’il occupe. Les membres ex-officio ne votent pas sauf indication contraire.
- Observateurs
- Une personne ajoutée à un comité dans un rôle consultatif, par exemple pour fournir une expertise ou une expérience spécifique qui n’est pas autrement disponible au comité. Les observateurs n’ont jamais le droit de vote et peuvent être invités à quitter la réunion à la discrétion du président. Les observateurs n’ont pas besoin d’être membres en règle de la CASCA. Les observateurs sont ajoutés aux comités par le conseil de direction, souvent à la demande du comité.
- Représentants du conseil de direction
- Certains comités ont un membre du conseil de direction de la CASCA nommé au comité afin que le conseil de direction participe activement aux travaux du comité. Les représentants du conseil de direction ne votent normalement pas.
- Le processus de nomination de nouveaux membres au comité est décrit dans l’annexe.
- Les présidents, en collaboration avec le vice-président, sont invités à identifier les postes vacants à venir dans leurs comités à temps pour la réunion d’hiver du conseil précédant l’AGA. Pour assurer un recrutement rapide de nouveaux membres, le vice-président prendra contact avec les présidents pendant le trimestre d’automne et les présidents devraient prévoir d’inclure ces informations dans leur rapport du comité à l’hiver.
- Par défaut, les présidents de comités sont des membres votants du comité choisis par consensus avant l’AGA pour servir l’année suivante. Cependant, le comité peut demander au conseil de direction de nommer un président. Le conseil de direction nommera également un président si un comité n’atteint pas le consensus.
- Les présidents sont en fonction pour des mandats d’un an mais peuvent être reconduits tant qu’ils sont membres du comité.
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Les responsabilités spécifiques du président sont détaillées dans les TdR et comprennent au minimum:
a. Organiser les communications et les réunions du comité.
b. Animer les réunions du comité dans le but de garantir que les perspectives de tous les membres du comité sont partagées.
c. Fournir des rapports au conseil de direction de la CASCA sur les activités du comité.
d. Assurer la liaison avec le vice-président de la CASCA concernant les affaires du comité et le renouvellement de l’adhésion.
Conduite des affaires du comité
Les comités bénéficient d’une grande latitude pour s’auto-organiser afin de répondre à leurs mandats du conseil de direction, bien que les TdR devraient aborder autant que possible les questions opérationnelles. Par exemple, le président, en consultation avec le comité, devrait établir le rythme et la méthode des réunions, qui à leur tour devraient être détaillés dans les TdR.
Confidentialité : Par défaut, les affaires des comités de la CASCA sont considérées comme confidentielles car la plupart des comités traitent des informations sensibles ou personnelles. Les membres du comité ne doivent pas discuter des affaires du comité en dehors des réunions sauf par approbation du conseil de direction. Les discussions confidentielles doivent néanmoins respecter les attentes de comportement professionnel conformément à la Déclaration d’éthique de la CASCA.
Publications publiques : Conformément aux TdR du comité, à moins qu’une personne n’ait été préalablement approuvée en tant que porte-parole de la CASCA, toute lettre ou déclaration émanant d’un comité de la CASCA doit d’abord être approuvée par le conseil de direction de la CASCA. Tous les comités sont censés soutenir la mission de la CASCA (https://casca.ca/?page_id=3089&lang=fr).
Lorsqu’un site web du comité est développé (avec des ressources et des liens au-delà des rapports et des TdR du comité), une clause de non-responsabilité devrait être ajoutée (comme dans les courriels circulés par les membres à l’adhésion), précisant que les documents d’un comité n’ont pas, a priori, l’approbation du conseil de direction.
Rapports du comité : Les présidents de comités sont tenus de soumettre au conseil de direction, au nom de leur comité, deux rapports par an : un à temps pour la réunion d’hiver du conseil et un autre pour l’AGA. Ces rapports doivent être soumis au vice-président au moins une semaine avant la réunion du conseil, pour permettre suffisamment de temps au conseil de les lire.
Bien que soumis au conseil de direction, les rapports des comités de la CASCA deviennent des documents publics après approbation par le conseil de direction. Toute information confidentielle dans les rapports doit être soumise sous forme d’annexe clairement identifiée pour le conseil de direction uniquement. Après approbation, les rapports sont publiés par le vice-président sur le site web de la CASCA.
Annexe : Processus de recrutement des comités
- dentification des postes vacants : Le vice-président de la CASCA, en collaboration avec les présidents de comités, identifiera les membres des comités dont les mandats arrivent à échéance. Les présidents de comités indiqueront au vice-président les domaines dans lesquels leur comité recherche spécifiquement des membres ou des représentants.
- Sollicitation d’intérêt : Une fois les postes vacants identifiés pour tous les comités, un appel général sera lancé aux membres de la CASCA afin de recueillir les expressions d’intérêt. Cet appel sera diffusé aux membres par le biais de l’expéditeur de courriels de la CASCA. Normalement, l’appel à de nouveaux membres de comités aura lieu en février. L’appel identifiera les comités avec des postes vacants et précisera que tous les candidats ne pourront pas être affectés à un comité. Des candidats supplémentaires peuvent être proposés par le comité/le président en consultation avec le vice-président. Tout membre en règle de la CASCA qui souhaite participer à un comité devra répondre au courriel de sollicitation en envoyant un message au vice-président de la CASCA, indiquant leur intérêt et le(s) comité(s) auxquels ils souhaitent participer. Ce courriel devrait contenir une liste des comités à considérer ainsi qu’une brève explication de leurs motivations pour rejoindre le(s) comité(s). Ce courriel peut également mettre en évidence d’autres facteurs que le conseil de direction de la CASCA devrait prendre en compte pour les nominations aux comités (par exemple, l’expertise pertinente ou si la disponibilité pour une période plus courte est seulement possible).
- Sélection des comités : Le vice-président de la CASCA présentera la liste complète des membres intéressés au conseil de direction de la CASCA. Le conseil examinera la liste des volontaires et des postes vacants et proposera une affectation aux comités. Le conseil pourra chercher des membres supplémentaires au-delà des volontaires pour combler les postes vacants en fonction des besoins en expertise et en diversité. Étant donné que les comités doivent être représentatifs, tous les membres volontaires ne pourront pas nécessairement être affectés à un comité. Le conseil approuvera la liste des membres de comité proposés et des suppléants.
- Nomination : Le vice-président de la CASCA contactera chacun des membres de comité proposés pour leur demander de siéger aux comités. Si certains membres se sont portés volontaires mais n’ont pas été affectés à un comité, le vice-président les contactera pour leur indiquer le résultat du processus.